Un événement d’entreprise est toujours un moment très prenant pour une ou plusieurs ressources humaines de votre société. L’utilisation d’une plateforme d’organisation et de gestion d’événement peut vous aider dans la réalisation de celui-ci et les avantages associés ne sont pas négligeables !
Choix des offres
Choisir un prestataire pour votre sortie, soirée ou séminaire peut être comparable au parcours du combattant. En effet, vous devez appeler chaque prestataire pour lui demander un devis, ou faire une demande sur son site internet, en espérant avoir tapé les bons mots clés… Avec une solution d’organisation et de gestion d’événements d’entreprise, c’est fini ! Vous pourrez y retrouver un catalogue des différentes sorties, soirées ou voyages disponibles et demander rapidement un ou plusieurs devis !
L’utilisation d’une plateforme de gestion événements permet à la personne en charge de l’organisation de gagner un temps non négligeable. En effet, l’outil se charge de toutes les tâches administratives qui prennent du temps : recherche de prestataire, demande de devis, factures, récolte des paiements, gestion des inscriptions, … Le but est de lui dégager du temps pour qu’elle puisse vaquer à des missions à réelle valeur ajoutée.
L’incorporation d’une animation pour événement est une composante stratégique qui mérite une attention particulière dans cet aspect financier. En intégrant une animation événementielle à votre plateforme de gestion, vous avez l’opportunité de prévoir et de contrôler les coûts associés à cette partie spécifique de manière détaillée et transparente. De plus, la plateforme vous permet d’évaluer l’impact financier de l’ajout ou de la modification d’une animation pour événement spécifique, vous aidant à prendre des décisions éclairées et rentables.
Gestion des budgets
Comme relevé précédemment, une plateforme de gestion d’évènements d’entreprise fait gagner du temps à l’organisateur. Mais elle lui permet également de gagner de l’argent ! En effet, vous pouvez identifier rapidement le meilleur évènement pour votre entreprise au meilleur prix. Vous avez un visu direct sur les prestations disponibles, les options que vous pouvez prendre et les tarifs associés. En un clic, vous pouvez moduler vos besoins ou le nombre d’inscrits et donc le prix. Grâce à ce logiciel, vous avez un contrôle de A à Z du budget alloué à l’évènement sans aucune surprise de dernière minute !
La visualisation des prestations disponibles ainsi que des options avec leurs tarifications associées offre une transparence totale. Cette transparence est une ressource précieuse pour ajuster les dépenses en fonction des besoins spécifiques ou du nombre de participants. En quelques clics, il est possible de modifier les besoins logistiques ou de réajuster les inscriptions, offrant ainsi un contrôle absolu sur les dépenses engagées.
L’un des avantages phares de cette plateforme est la maîtrise complète du budget dès le départ jusqu’à la réalisation de l’événement, éliminant ainsi les imprévus financiers de dernière minute. Cette anticipation permet d’éviter les surprises désagréables et d’assurer une gestion sereine et efficace des ressources financières allouées à l’événement. En somme, cette solution logicielle offre un contrôle exhaustif et une optimisation continue du budget, garantissant ainsi une planification et une exécution sans accroc de vos événements d’entreprise.
Gestion des inscriptions
Ceux qui ont déjà organisé un évènement le savent, récupérer les inscriptions de leurs collègues en temps et en heure est pratiquement impossible. Pas le temps, pas sur place, pas accès au fichier, … Les raisons sont nombreuses, mais ne pas savoir le nombre exact de personnes qui vont participer peut être un réel problème pour votre organisation. Grâce à un logiciel de gestion d’évènement, vous pouvez gérer les inscriptions de vos salariés en ligne, chacun ayant son accès personnel et pouvant s’inscrire directement.
Le paiement d’une prestation via une plateforme en ligne vous permet de sécuriser les échanges financiers. Plus de chèque perdu ou oublié, de délai de paiement dépassé, de transfert d’IBAN à la volée, la plateforme se charge de tout ! Une fois les informations renseignées dans le profil de votre organisation, vous pouvez oublier les échéances : tout est automatisé. De plus, la plateforme ne transfère pas vos données bancaires au prestataire et le prélèvement ne sera effectué que sur le tarif annoncé, pas de surprises à la fin de l’évènement !
Facilité d’organisation
Comme tout le monde, vous recevez des dizaines de mails par jour. Alors vous souvenir exactement de toutes les instructions que vous avez données au prestataire, à moins d’être très bien organisé, ça risque de vous prendre un peu de temps… En utilisant une plateforme spécialisée, vous pourrez retrouver tous les échanges avec le prestataire en un coup d’œil. Autre avantage, les deux parties sauront exactement ce qui a été convenu : plus de place pour les quiproquos !
Vouloir organiser un évènement d’entreprise est une très bonne initiative, mais peut se révéler être un vrai casse-tête. Il y a tellement de prestations sur le marché que contacter tous les prestataires pour connaître les avantages de chacun est un vrai challenge ! Le catalogue d’une plateforme vous donnera en quelques secondes toutes les offres et les différents programmes disponibles. Encore mieux, si vous n’avez pas d’idées de sortie, le catalogue vous permet de trouver rapidement l’évènement de vos rêves !
Pour résumer, un logiciel d’organisation et de gestion d’évènements d’entreprise vous facilite la vie. En plus des avantages cités ci-dessus, vous pourriez bien trouver vos propres intérêts dans l’utilisation d’une plateforme de ce type.